Na początku
Najważniejsze i najbardziej podstawowe kwestie, których trzeba przestrzegać pisząc maila do wykładowcy dotyczą powitania i adresu, z którego wysyłamy maila. Chcemy wypaść racjonalnie i profesjonalnie, więc najlepiej wysłać maila z poważnie brzmiącego adresu e-mail. Najlepiej, jeśli jest to ten przyznany przez uczelnię albo składający się z imienia i nazwiska.
Dalej potrzebny jest tytuł wysyłanej wiadomości – nie może być tajemniczy ani zawierający skrótów myślowych, niech po prostu przedstawia cel maila, wprost i konkretnie, np. „Pytanie o ustalenie terminu egzaminu poprawkowego z przedmiotu Logika”.
Najświętsza zasada dotyczy jednak samego początku – ponieważ mail do wykładowcy to list oficjalny, odpuszczamy sobie poufałe powitania, takie jak „witam”, „dzień dobry” czy „Panie Wojciechu”. Zaczynamy pisząc „szanowny/a” i dodajemy tytulaturę danego wykładowcy. Tutaj tak naprawdę najłatwiej jest popełnić faux pas myląc stopnień naukowy. Dobrą praktyką jest upewnienie się poprzez sprawdzenie aktualnego tytułu prowadzącego na stronie uczelni.
Dla tych, którym mimo tego rodzaju profilaktyki towarzyszyć będą wątpliwości, mamy małą ściągę:
- Do profesora – Szanowny Panie Profesorze | Szanowna Pani Profesor;
- Do doktora habilitowanego– Szanowny Panie Profesorze | Szanowna Pani Profesor,
ponieważ doktor habilitowany na uczelni zazwyczaj zajmuje stanowiska profesora uczelni i tytułowanie go stopnień niżej mogłoby być źle odebrane; - Do doktora – Szanowny Panie Doktorze | Szanowna Pani Doktor;
- Do magistra – Szanowny Panie | Szanowna Pani,
magistrami nazywano kiedyś aptekarzy, dlatego lepiej nie dodawać tego tytułu kierując maila do prowadzącego z takim stopniem naukowym. - Do redaktora – Szanowny Panie Redaktorze | Szanowna Pani Redaktor
Jeśli chodzi o feminatywy (żeńskie formy), to można ich użyć tylko wtedy, kiedy ma się pewność, że dana prowadząca akceptuje taki zwrot. Zwroty takie jak „profesorka” czy „doktorka” często używane były jako pogardliwe czy lekceważące frazy. Bezpieczniejszą formą żeńską może być doktora czy profesora.
Po zwrocie grzecznościowym stawiamy przecinek i klikamy Enter.
Dalej to już z górki
Jeśli chodzi o samą treść maila do wykładowcy, to zaczynamy od przedstawienia się (imię, nazwisko oraz kierunek i rok studiów), a dalej staramy się przedstawić swój problem w taki sposób, aby prowadzący zrozumiał, o co chodzi. Unikamy więc zdań ciągnących się na kilka linijek, skrótów myślowych i ironii – piszemy zwięźle i na temat. Nie używamy także wykrzykników, wielkich liter (WERSALIKÓW) ani emotikonów, w końcu to formalne pismo, a emotikony nadają poufałego charakteru konwersacji. Oczywiście dbamy o podstawowe zasady ortografii i interpunkcji, uważnie dobieramy słownictwo i staramy się, aby nasza wypowiedź była przejrzysta. Żeby to osiągnąć, możemy do tego wykorzystać taki zabieg, jak pisanie od myślników kolejnych pytań (jeśli jest ich więcej, niż jedno).
Kończymy taki list słowami „z wyrazami szacunku” albo „z poważaniem”, umieszczonymi linijkę pod treścią maila.
Ważne kwestie dodatkowe
Przede wszystkim trzeba pamiętać o tym, że wykładowca jest osobą, która przysłowiowo „może więcej”, dlatego nie stawiamy się na równi z nim. Znaczy to, że on może pozwolić sobie na swobodę, czy pominięcie pewnych kwestii, jak wstęp i zakończenie, ale nas nadal obowiązują zasady, więc nie odpisujemy w tym samym stylu. Co istotne, pisząc maila naprawdę postarajmy zachować się kulturalnie i trzymać swoje (negatywne) emocje pod kontrolą – nie pisać roszczeniowo, ale spokojnie i z szacunkiem, nawet jeśli prowadzący od 2 tygodni nie wysłał obiecanej prezentacji.
Zdjęcia: Pixabay
