Na co dzień żyjemy w biegu i w stresie, a jednym z najbardziej popularnych zwrotów jest ,,nie mogę, bo nie mam czasu”. Czy naprawdę możemy odpocząć i uspokoić tryb życia tylko w momencie globalnej epidemii? Zarządzanie czasem to sztuka, której każdy z nas musi się nauczyć. Swoim obrazem planowania podzieliła się z nami Żaneta Kajs – Coach zespołowy i Certyfikowany Trener FRIS®.
Zarządzanie sobą w czasie to nic innego jak sztuka wyboru. Za każdym razem kiedy słyszę „ ja nie mam czasu”, odpowiadam, że przecież doba każdego z nas ma 24 godziny. To, na co go poświęcamy, a to, na co nie chcemy go poświęcać jest kwestią naszych wyborów, priorytetów, wartości. Wiele osób chciałoby mieć ciastko i zjeść ciastko. Ale jedno z drugim się wyklucza. Być może czytając ten artykuł liczysz na techniki, które pozwolą Ci zdążyć zrobić wszystko i mieć czas na relaks. Tak się jednak nie stanie. Czytając ten artykuł dowiesz się, jak zarządzać swoim dniem, aby zamiast „nie mam czasu” powiedzieć „teraz co innego jest dla mnie ważniejsze.
Oczywiście, każdy z nas ma więcej lub mniej obowiązków. Jednak gdy przyjrzymy się dokładniej naszemu planu dnia, co tam znajdziemy? Czy na pewno umiemy zorganizować sobie czas?
Dlaczego ludzie mają problem z zarządzaniem sobą w czasie ?
- Nie planują swojego dnia
- Brakuje im asertywności
- Mają zbyt dużo planów,pomysłów, robią zbyt długie listy zadań
- Nie nadają priorytetów swoim działaniom
- Nie radzą sobie ze złodziejami czasu
- Nie robią przeglądu dnia
Brak planu
Jeśli wybierasz się w jakąś podróż to bez mapy trudno będzie Ci tam dotrzeć. Oczywiście możesz próbować, wybierać drogę intuicyjnie, pytać napotkanych ludzi o kierunek . Ale o ile więcej czasu Ci to zajmie niż korzystanie z pomocy mapy Google? Tak samo jest z planem dnia. Być możesz jesteś w stanie zrobić wszystko co potrzebujesz bez planowania, ale o ile więcej czasu Ci to zajmie ?
Podstawowa zasada
Jeśli chcesz zrobić więcej planuj swój dzień !
Brak asertywności
Umiejętność odmowy jest kluczową kompetencją w zarządzaniu sobą w czasie. Bardzo często byłam świadkiem, kiedy ludzie nie wyrabiali się ze swoimi zadaniami, ponieważ brakowało im umiejętności asertywności i nie potrafili odmówić prośbom innych osób. W efekcie wykonują zadania innych a swoje własne odkładają na później.
Podstawowa zasada
W pierwszej kolejności zrealizuj swoje najważniejsze zadania, a dopiero oferuj swój czas na pomoc innym osobom. Jeśli rezygnujesz ze swoich planów dla bliskiej Ci osoby, rób to świadomie, jeśli jest to dla Ciebie ważne, a nie dlatego, że nie potrafisz odmówić.
Nadmiar planów, pomysłów, zadań
Ludzie często mają tendencję do popadania ze skrajności w skrajność. Kolejną ważną zasadą jest kontrola ilości zadań. Nadmierna kreatywność, chęć realizacji zbyt wielu celów na raz, może doprowadzić do tego, że nie zrealizujemy żadnego celu do końca. Sprawdza się stare przysłowie – nie łap kilku srok za ogon. Jakiś czas temu poddałam się badaniu Stylu Myślenia metodologią FRIS®, aby jeszcze bardziej poznać siebie, aby jeszcze mocniej pracować nad swoją efektywnością. Okazało się, że jestem wizjonerem, co charakteryzuje się nieprawdopodobna kreatywnością i nadmiarem pomysłów. Zauważam mnóstwo możliwości, najchętniej podejmowałabym współpracę z każdą osobą, która ma podobne wartości i chęć działania. W praktyce oznacza to, że nieustannie muszę kontrolować swoje działania. Jeśli widzisz u siebie na koniec tygodnia efekt taki, że nie zrealizowałeś sporej części zadań lub odczuwasz niezadowolenie, ponieważ nie zrobiłeś rzeczy ważnych, może to oznaczać, że planujesz zbyt wiele.
Podstawowa zasada
Kluczem do sukcesu jest wybieranie zadań, które są dla Ciebie najważniejsze.
Złodzieje czasu
Pamiętaj, zawsze zanim cokolwiek zrobisz, zastanów się, na ile przybliża Cię to do realizacji Twojego dziennego/tygodniowego/rocznego planu. Jeśli Twoim celem jest zadbanie o zdrowie, to zamiast oglądać kolejny serial na Netflix, idź pobiegać. Jeśli Twoim celem jest napisanie pracy, to zamiast przerywać co chwilę jej pisanie scrollując Facebooka, skoncentruj się i czas na relaks przeznacz po jej napisaniu.
Z zarządzaniem czasem jest jak z dietą. Wiesz, że powinieneś jeść regularne posiłki, ale kusisz się na przekąski i cały plan diety jest nieskuteczny. Złodzieje czasu to takie przekąski, które stoją na drodze zamierzonego efektu końcowego. Sprawdzę Facebooka, zadzwonię do koleżanki, zrobię sobie jeszcze jedną herbatę, chwilę odpocznę… W efekcie zadanie wykonujemy dłużej i jesteśmy bardziej wyczerpani. Warto spojrzeć na swój dzień z lotu ptaka i zastanowić, gdzie gubimy czas.
Podstawowa zasada
Jeśli rozpoczynasz zadanie bądź skoncentrowany i nie przerywaj działania. Zrealizujesz je szybciej i będziesz mieć więcej czasu na relaks.
Przegląd dnia
Oczywiste jest, że ludzie robią przegląd samochodu. Ale nie jest oczywiste, że nawet jak powtarzasz że nie masz czasu, robisz przegląd swojego kalendarza. Dlaczego przegląd jest taki ważny ?
Po pierwsze masz szanse zweryfikować, co jest nie tak, wyciągnąć wnioski i naprawić błędy. Analizując na koniec dnia/tygodnia/miesiąca/roku to, czy wykonałaś swoje cele/zadania, jesteś w stanie wskazać obszary do poprawy. Wiedząc, jakie są Twoje najważniejsze priorytety, jakie są sprawy pilne, a jakie mniej ważne, nauczysz się łapać złodzieja czasu i stajesz się władcą swojego dnia.
Po drugie, działa to niezwykle motywująco. Kiedy odznaczasz kolejne zrobione zadania, stawiasz ptaszki, haczyki, kolorujesz -widzisz postęp. To tak jak idziesz do lekarza na badania krwi i widzisz, że jest wszystko w porządku.
Podstawowa zasada
Kiedy czas ucieka Ci przez palce zrób przegląd swoich działań i wykreśl te, które kradną Ci czas.
Małe kroki mają wpływ na przyszłość
To, jak zaplanujemy sobie dni, tygodnie czy miesiące ma swoje największe odbicie w naszej przyszłości. Czas ma być naszym sprzymierzeńcem, a nie ma nam ciągle uciekać. Wymaga to spokoju i dużej koncentracji, ale gdy znajdziemy odpowiednią motywację, jesteśmy krok bliżej do zrealizowania nowych, wartościowych celów.
Oczywiście, na drodze każdego z nas znajdą się dni słabości albo takie, gdzie spotka nas niezaplanowana, ważna sytuacja. Jeden dzień nie może jednak wpłynąć na to, że zniszczymy dotychczasowe efekty – to pewnego rodzaju sprawdzian, a takich w życiu nigdy nie zabraknie. Nie ma wymówek – jest rezultat! Każdy z nas indywidualnie dojdzie do celu, a eliminując na przykład wspomnianych już złodziei czasu, jest na bardzo dobrej drodze.
Zarządzanie czasem wymaga… czasu
W czasie kwarantanny odkryliśmy w sobie nowe powołania – czy aby na pewno są one tylko dla zabicia czasu? Może warto zastanowić się i nie rezygnować z nich, gdy wrócimy do normalnego trybu życia. Stawiajmy sobie jednak realne cele – jeśli nagle stwierdzimy, że w ciągu miesiąca nauczymy się robić szpagat, nauczymy się nowego języka i wymyślimy sobie jeszcze kilka zadań, jest większa szansa, że nie uda nam się poprowadzić żadnego celu do końca.
Notujmy sobie to, co realizujemy, co chcemy zrealizować i uczmy się na własnych błędach. Duży wpływ ma także zachowanie porządku – nie tylko ten z czasem, ale też wokół nas samych. Bałagan w dokumentach może sprawić, że stracimy dużo cennych minut na poszukiwaniu tego jednego, konkretnego dokumentu.
Jak widzimy, zarządzanie czasem wymaga… trochę czasu. To, czy jesteśmy produktywni danego dnia zależy od nas samych i od tego, jak zaplanujemy sobie dany dzień. Ogrom wolnych dni pozwoli nam teraz na wypracowanie lepszych zwyczajów – nigdy nie jest za późno, aby nauczyć się czegoś nowego.
Artykuł powstał we współpracy z Panią Żanetą Kajs – serdecznie dziękuję!
